Tiedon saaminen ei aina ole ongelmatonta

Julkisuuslaki takaa kaikille oikeuden saada tietoa viranomaisen toiminnasta. Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ovat julkisia, ellei toisin määrätä. Juttusarja käsittelee lain toteutumista.

[metaslider id=19157]

Julkisuuslain toteutumista ja toteutumisen ongelmia on viime vuosina tutkittu Jyväskylän yliopistossa laajasti. Tutkan haastattelussa on Heikki Kuutti, yksi julkisuuslain ja tietopyyntöjen johtavista asiantuntijoista. Juttusarjan viimeisessä osassa ruoditaan julkisuuslain toteutumisen tyypillisimpiä ongelmia, sekä sitä, millainen on hyvä tietopyyntö.

Viranomaiset suhtautuvat tietopyyntöihin helposti ylimääräisenä työnä, ja helposti ajatellaan, ettei virkamiehellä ole tietopyyntöjen suhteen erityisiä velvotteita, toteaa Jyväskylän yliopiston journalistiikan laitoksen tutkimuskoordinaattori Heikki Kuutti

”Lähdetään siitä, että kun joku pyytää, ei siihen välttämättä tarvitse reagoida. Kun sen pitäisi tietenkin olla niin, että ’hetkinen, nyt joku pyytää jotain ja minähän olen tässä hommassa sen takia että vastaan näihin.’ Ajatellaan, että kun viranomainen hoitaa omat asiansa niin se riittää”, Kuutti sanoo.

Toinen tyypillinen tietopyynnön kohtaama vastatuuli on lain määrittelemän 14 päivän tietojen luovutusajan väärinkäyttö. Julkisuuslaki lähtee siitä, että tietopyynnön saamisesta viranomaisella on kaksi viikkoa aikaa kerätä ja luovuttaa pyydetyt asiakirjat. Nyt kahden viikon valmisteluaika käytetään kielteisen päätöksen tekemiseen.

”Viranomainen harkitsee kaksi viikkoa antaako tietoja vai ei. Se johtaa epätietoisuuteen siitä, että mitähän tietopyynnölle on tapahtunut”, Kuutti pohtii.

Kolmas tyypillinen ongelma on Kuutin mukaan katoavat viranhaltijat eli virkamiehet, jotka ottavat tietopyynnön hoitaakseen, mutta joilla ei ole sijaista, joka ottaisi asian hoitaakseen kun tämä henkilö lähtee esimerkiksi lomalle. (pitkä lause)

”Tietopyyntö henkilöityy yksittäiseen virkamieheen, ei organisaatioon”, Kuutti kuvailee ongelmaa.

Tiedon pitäisi olla helposti saatavilla ja arkistoitu järkevästi. Usein ongelma on esimerkiksi se, että pyydetyissä asiakirjoissa on sekä julkista että salassa pidettävää tietoa.

Kuutin lääke näihin ongelmiin on ennakointi asiakirjoja laadittaessa.

”Laadittaessa ei tule mieleenkään, että joku ulkopuolinen olisi siitä kiinnostunut. Asiakirjaa tehdessä pitäisi laittaa salassa pidettävät osiot erilliseen liitteeseen, jolloin julkisen osan luovuttaminen olisi helppoa”, Kuutti toteaa.

Epäselvyyttä erityisesti kunnissa

Pian valmistuvassa Jyväskylän yliopiston tutkimuksessa tutkitaan julkisuuslain toteutumista kunnissa. Tutkimuksessa tehtiin tietopyyntöjä jokaiseen Manner-Suomen kuntaan, joita on 301. Tulokset yllättivät Kuutin.

301:sta tietopyynnöstä 96 ei vastattu ollenkaan. 200 vastauksesta suuri osa oli myöhässä. Vain 8 kuntaa vastasi tietopyyntöön samana päivänä kun se oli vastaanotettu. Julkisuuslan määrittelemän kahden viikon aikarajan sisällä vastauksia tuli 166.

”Hämmästelen sitä, kun ei tätä oikein voi paheksuakaan. Olen äimällä lyöty. Sitten kun olemme kysyneet että miksei ole vastattu, niin siihenkään ei ole vastattu”, Kuutti toteaa.

Kuutin mukaan syy saattaa olla epätietoisuus.

”Tietopyyntöjä on tehty niin vähän. Monesta kunnasta kerrottiin ettei heille ole koskaan tehty yhtään tietopyyntöä. Voi olla ettei tällaista tietopyyntöprosessia tunneta”, Kuutti selventää.

Tietoa rahaa vastaan

Erityisen laajoja asiakirjakokonaisuuksia pyydettäessä viranomaisen työmäärä voi kasaantua niin suureksi, että on tehtävä ylitöitä tai palkattava ylimääräistä henkilöstöä tiedon keräämiseksi. Tällöin asiakirjojen keräämisestä laskutetaan tuntitaksalla.

Tiedon pitäisi aina olla helposti saatavilla ja se pitäisi pystyä keräämään tietojärjestelmistä vaivatta. Jos kustannuksia aiheutuu siksi, että viranomainen on epäonnistunut hallinnon ylläpidossa, on se silloin viranomaisen vika. Siitä ei saisi laskuttaa.

”Kun lasku tulee, voi sen riitauttaa hallinto-oikeudessa. Siinä on tosin riski, että hallinto-oikeus määrää laskun maksettavaksi”, Kuutti sanoo.

Pahimmillaan tiedon maksullisuus voi johtaa hallinnon eriarvoistamiseen.

”Silloin köyhillä ei ole varaa saada tietoa”, Kuutti toteaa.

Millainen on hyvä tietopyyntö?

Olet kenties Suomen paras pyytämään asiakirjoja viranomaisilta. Kuutti naurahtaa ja sanoo olevansa ihan yhtä taitava kuin kuka tahansa, mutta myöntää että kokemusta on.

Kuutin mukaan hyvä tietopyyntö rakentuu muutamasta asiasta.

Ensinnäkin tietoa haluavan pitää varmistaa se, että halutut asiakirjat ovat viranomaisella. Tiedon pyytäjän kannattaakin selvittää, mitä viranomainen tekee ja mitä ei. On selvitettävä, ovatko halutut asiakirjat nimenomaisella viranomaisella.

”Silloin pyyntö kohdistuu oikeaan viranomaiseen”, Kuutti sanoo.

Toiseksi hyvän tietopyynnön tulisi olla riittävän selkeä ja tiivis. Jyväskylän yliopistossa on kokeiltu pyytää jostain asiasta viimeisintä ratkaisua. Haluttu tieto on löytynyt nopeasti, sillä pyyntö on selkeä ja yksiselitteinen.

Kolmanneksi Kuutti mainitsee diaariluettelon. Jos tiedon pyytäjä ei itse tiedä tarkalleen mitä asiakirjoja viranomaisella on, voi hän pyytää luettelon viranomaisen hallussa olevista asiakirjoista. Viranomaisella pitää olla listaus eli diaariluettelo kaikista asiakirjoista, jotka liittyvät kysyttyyn asiaan. Diaariluettelosta voi sitten valita kaikki halutut asiakirjat.

Diaariluettelolla vältetään se, että jotain oleellisia asiakirjoja jää puuttumaan, vaikka tietoja saisikin. On mahdollista, että viranomaisella on asian kannalta oleellisia asiakirjoja, joita pyynnön esittäjä ei tiedä haluavansa.

”Jos viranomaiselta ei pyydä jotakin asiakirjaa, niin se voi aina sanoa, että ’koska tätä ei pyydetty niin ei sitä siksi annettu’. Siksi diaariluettelo on niin tärkeä”, Kuutti toteaa.

Julkisuuslain tila Suomessa

Kuutin mukaan julkisuuslain tila Suomessa on sikäli hyvä, että tuomioistuimet ovat hyvin julkisuusmyönteisiä. Viranomaiselta vaaditaan erittäin hyviä perusteluja sille, ettei tietoja luovuteta. Hallinto-oikeus ratkaiseekin asiakirjajulkisuustapaukset useammin tiedon pyytäjän kuin viranomaisen eduksi.

Viranomaisen itsensä puolella on Kuutin mukaan kuitenkin epäselvyyttä. Kun laki tuli voimaan 15 vuotta sitten, koulutettiin julkisuuslakia virkamiehille. Kuutti peräänkuuluttaakin virkamiesten koulutuksen tärkeyttä.

”Nämä koulutetut ovat nyt jäämässä eläkkeelle, mutta onko uutta koulutusta tullut nuorille virkamiehille tarpeeksi”, Kuutti pohtii

Juttusarjan aiemmat osat:

Osa 1

Osa 2

Osa 3